Privacyverklaring

Verwezen wordt naar de algemene voorwaarden van Ebbeng Advocatuur & Mediation die op de dienstverlening van toepassing zijn.

Dit is de privacyverklaring van Ebbeng Advocatuur & Mediation, gevestigd aan de Hoekwal 11 te (5509 KJ ) Veldhoven (hierna: het kantoor, advocaat(-mediator), wij of onze). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 040-2546775 of e-mail: ebbeng@ebbeng-am.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Het kantoor is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dossier

Indien u een opdracht aan het kantoor verstrekt, verwerkt de advocaat(-mediator) persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de advocaat(-mediator) verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Declaraties

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van declaraties en verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat(-mediator) verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Dossier

De advocaat(-mediator) gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de behandeling van het dossier en het uitvoeren van de opdracht (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de opdrachtbevestiging en – in het voorkomend geval – de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de advocaat(-mediator), omdat de advocaat(-mediator) de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat(-mediator) mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De advocaat(-mediator) kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Declaraties

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren/declareren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Wettelijke verplichtingen

De gegevens worden tevens verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van het kantoor, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer, ten behoeve van effectieve communicatie, kwaliteitsverbetering, dan wel ter nakoming van onze wettelijke verplichtingen, zoals archiveringsverplichtingen, verplichtingen uit hoofde van de WWFT, de Advocatenwet, inclusief de regels, besluiten, reglementen, richtlijnen en beleids- en gedragsregels van de NOvA alsmede overige verplichtingen voortvloeiend uit het lidmaatschap van specialisatieverenigingen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Dossier

Wij bewaren het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de advocaat(-mediator) verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de advocaat(-mediator) heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de advocaat de financiële administratie verricht.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij de uitvoering van de opdracht, een klacht tegen de advocaat(-mediator) indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de instantie die de klacht behandeld. Uw gegevens worden door deze instantie vertrouwelijk behandeld.

In voorkomende gevallen kan het voor het kantoor noodzakelijk zijn derden toegang te geven tot persoonsgegevens. Hieronder een, niet limitatief overzicht, in aanvulling op de hiervoor reeds genoemde derden:
– derden die van belang zijn voor de juridische diensten die wij verstrekken, zoals wederpartijen, advocaten, gerechtelijke instanties, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen;
– derden, zoals toezichthouders en andere instanties, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen;
– externe leveranciers in verband met de verwerking van de persoonsgegevens voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden, zoals ICT leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie wij bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden.
Doorgifte van uw persoonsgegevens naar bovenstaande derden geschiedt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden dan wel indien wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken kunnen zelf verantwoordelijk zijn voor de naleving van de privacywetgeving. Het kantoor is in dat geval niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw gegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerking in de hoedanigheid van verwerker van het kantoor en dus op verzoek en conform instructies van het kantoor handelt, sluit het kantoor met een dergelijke derde een verwerkersovereenkomst af die aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omschreven vereisten voldoet.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen. Bovendien zijn wij – onder meer op basis van de voor ons geldende gedrags- en beroepsregels – gehouden tot geheimhouding.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Avg discaimer